Informace o zpracování osobních udajů

Podmínky ochrany a zpracování osobních údajů v Topíte.cz s.r.o.

Ochranu soukromí a osobních údajů považujeme ve společnosti Topíte.cz s.r.o. nejen za povinnost dle zákona, ale i za slušnost vůči našim zákazníkům. S osobními údaji nakládáme výhradně dle platné legislativy. Níže najdete zásady zpracování osobních údajů, kterými se řídíme ve společnosti Topíte.cz s.r.o.

Tento dokument Vám zodpoví:

  • jaké osobní údaje shromažďujeme
  • jak s nimi nakládáme
  • z jakých zdrojů je získáváme
  • k jakým účelům je využíváme
  • komu je smíme poskytnout
  • kde můžete získat informace o svých osobních údajích, které zpracováváme
  • jaké jsou možnosti zabezpečení pro každého

Tyto zásady jsou obecně platným dokumentem ve společnosti Topíte.cz s.r.o., který se týká ochrany a zpracování osobních údajů fyzických osob.

Zpracováním osobních údajů uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců Topíte.cz s.r.o. a externích spolupracovníků Topíte.cz s.r.o. se věnují samostatné zásady.

I.Základní ustanovení

Kontakty ochrany osobních údajů v rámci Topíte.cz s.r.o.

Správcem osobních údajů dle čl. 4 bod 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen GDPR) je Topíte.cz s.r.o., IČO: 06770525, DIČ: CZ06770525 se sídlem: Purkrabská 541/14, Praha – Hostivař, 102 00

Kontaktní údaje: Daniel Helcl, E-mail: gdpr@topite.cz, Paroplavební 61/3b, Praha – Malá Chuchle, 159 00

Specifikace osobních údajů

Osobními údaji se rozumí informace o identifikovatelné fyzické osobě, identifikovatelnou fyzickou osobou je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, síťový identifikátor nebo jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

II. Zdroje a kategorie zpracování osobních údajů

Účely zpracování vašich osobních údajů a právní základ pro jejich zpracování

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

Vaše osobní údaje zpracováváme v rozsahu, který je nezbytný pro poskytnutí dané služby, kterou si s námi sjednáváte, tyto údaje jsme získali na základě Vámi vyplněné objednávky nebo poptávkového formuláře nebo telefonického rozhovoru.

Rozdělujeme je do dvou skupin:

  • Osobní údaje, které můžeme zpracovávat bez Vašeho souhlasu
  • Osobní údaje, které nemůžeme zpracovávat bez Vašeho souhlasu

Zpracování osobních údajů, ke kterým potřebujeme Váš souhlas

  • marketingové činnosti

Obchodní činnost, souhlas ke zpracování osobních údajů k určitému účelu je dobrovolný

Zpracování osobních údajů, ke kterým nepotřebujeme Váš souhlas

  • Plnění našich povinností, které vyplývají z uzavřených smluv
  • Splnění našich povinností, které nám ukládají zvláštní právní předpisy
  • Zajištění ochrany našich práv a právem chráněných zájmů (např. při uplatnění nároků u soudů, pojišťoven atd.), rozsah poskytnutých osobních údajů je omezen na osobní údaje, které jsou nezbytné pro úspěšné uplatnění nároku
  • Splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu

Pokud nám odmítnete osobní údaje nutné pro některý z výše uvedených důvodů sdělit, není možné Vám poskytnout příslušný produkt, službu či jiné plnění, pro které osobní údaje potřebujeme.

III. Zákonný důvod a účel zpracování osobních údajů

Na tomto právním základě zpracováváme Vaše osobní údaje (identifikační, kontaktní) a to z důvodu dodržování zejména následujících zákonů:

  • zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (tento zákon stanoví podmínky smluv, které s vámi uzavíráme)
  • zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele (tento zákon upravuje oprávnění spotřebitelů a pravidla pro nás, za jejichž dodržení vám služby poskytujeme)
  • zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti (tento zákon upravuje podmínky, za jejichž dodržení vám nabízíme prostřednictví telefonu a internetu naše služby)

Zákonným důvodem zpracování osobních údajů je plnění smlouvy mezi Vámi a správcem podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, oprávněný zájem správce na poskytování přímého marketingu (zejména pro zasílání obchodních sdělení a newsletterů) podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, Váš souhlas se zpracováním pro účely poskytování přímého marketingu (zejména pro zasílání obchodních sdělení a newsletterů) podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 7 odst. 2 zákona č 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti v případě, že nedošlo k objednávce zboží nebo služby.

Účelem zpracování Vašich osobních údajů je vyřízení Vaši poptávky a výkon práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a správcem. Při poptávce nebo objednávce služby, jsou vyžadovány osobní údaje, které jsou nutné pro úspěšné vyřízení poptávky, objednávky (jméno, kontakt, adresa), bez poskytnutí osobních údajů není možné vypracovat nabídku, poskytnout požadovanou službu, uzavřít smlouvu či ji ze strany správce plnit, zasílat obchodní sdělení a činění dalších marketingových aktivit.

Ze strany správce dochází k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR. S takovým zpracováním jste poskytli souhlas.

Příklady zpracování osobních údajů z titulu oprávněného zájmu:

  • simulace produktů a služeb, abychom vám pomohli s výběrem nejvýhodnějšího produktu
  • příprava smlouvy na vaši žádost – sběr a zpracování osobních údajů, které jsou potřebné a nezbytné pro návrh vaší smlouvy
  • řízení vztahů se zákazníky, abychom vám poskytli veškeré služby, které souvisejí se správou produktu nebo vyřešili vaše požadavky, přání a stížnosti apod.
  • zasílání zpráv, notifikací a potvrzení, které slouží k obsluze vašeho produktu
  • analýzy vašich profilových údajů a údajů o produktech a službách za účelem
  • nastavení vhodných parametrů vaší smlouvy, plnění zákonných povinností vůči regulačním a státním orgánům, testování změn softwaru, výzkumu a vývoje produktů/služeb a analýz vývoje trhu, zpracování analýz nad agregovanými (anonymizovanými) daty pro historické, statistické a vědecké účely

Kategorie osobních údajů které zpracovává firma Topíte.cz s.r.o.

  • Identifikační údaje – jméno, příjmení, titul, rodné číslo nebo datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo průkazu totožnosti (občanského průkazu, číslo pasu nebo jiného obdobného dokumentu), podpis – u fyzické osoby podnikatele také daňové identifikační číslo a IČ. Jedná se tedy o všechny osobní údaje, díky kterým vás jednoznačně a nezaměnitelně identifikujeme.
  • Kontaktní údaje – především kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a další podobné informace. Jedná se o osobní údaje, díky kterým vás budeme moci kontaktovat.

IV. Doba uchování údajů

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu a archivujeme dle zákonných lhůt, které nám ukládají právní předpisy.

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu či jiného právního titulu, který nám umožňuje vaše osobní údaje zpracovávat. To znamená, že máme nastavena přísná vnitřní pravidla, která prověřují zákonnost držení osobních údajů, a že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni. Po ztrátě zákonného důvodu provádíme výmaz příslušných osobních údajů.

Osobní údaje, které zpracováváme s vaším souhlasem, uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.

V. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů (subdodavatelé správce)

Příjemci osobních údajů jsou osoby podílející se na dodání zboží, služeb, realizace platby na základě smlouvy.

Předávání osobních údajů do třetích zemích

Konkrétně se jedná o cloudové služby (úložiště údajů) příslušných dodavatelů. K předávání vždy dochází v souladu s legislativními požadavky a v každém případě je zabezpečena ochrana vašich osobních údajů.

VI. Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s legislativními požadavky. Zároveň však máte právo se na nás kdykoli obrátit, abyste získali informace o procesu zpracování svých osobních údajů či za účelem uplatnění níže uvedených práv, která souvisejí s osobními údaji.

Právo na přístup k osobním údajům dle čl. 15 GDPR

Máte právo vyžádat si kopii svých osobních údajů, které o vás Topíte.cz s.r.o. zpracovává.

Právo na opravu osobních údajů dle čl. 16 GDPR

Pokud se domníváte, že osobní údaje, které o vás vedeme, jsou nepřesné či neúplné, máte právo nás požádat o jejich aktualizaci či doplnění́

Právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut) dle čl. 17 GDPR

Máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů, pokud nejsou potřebné pro účel, pro který byly zpracovávány, pokud jste odvolal souhlas s jejich zpracováním, byly zpracovány protiprávně, musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, nebo byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

Právo na omezení zpracování osobních údajů dle čl. 18 GDPR

Máte právo požadovat omezení zpracování, pokud popíráte přesnost vašich osobních údajů, nebo je jejich zpracování protiprávní, ale odmítáte výmaz takových osobních údaj, nebo pokud nás požádáte, můžeme vaše vybrané osobní údaje zpracovávat i po té, co nejsou potřebné k účelu, pro který byly vámi Topíte.cz s.r.o. poskytnuty (např. v souvislosti s uplatněním nároku u soudu, k němuž námi zpracovávané osobní údaje potřebujete), nebo jste vznesl námitku proti zpracování, přičemž není zřejmé, zda náš oprávněný zájem převažuje nad vašimi oprávněnými zájmy.

Právo na přenositelnost osobních údajů dle čl. 20 GDPR

V případě automatizovaného zpracování osobních údajů, které je založeno na uzavřené smlouvě nebo souhlasu, který jste nám udělili, máte právo na tzv. přenositelnost těchto údajů, které vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů dle čl. 21 GDPR

Kdykoli můžete vznést námitku proti zpracování osobních údajů, včetně profilování, které zpracováváme z důvodu oprávněného zájmu. Stejně tak můžete vznést námitku proti zpracování v situaci, že vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu. V takovém případě vaše osobní údaje již nadále nebudeme takto zpracovávat pro tento účel.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

V případě, že jste nám poskytli souhlas se zpracováním osobním údajů pro účely, které vyžadují souhlas, máte právo kdykoli tento souhlas odvolat. Zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu, je zákonné.

Pro uplatnění svých práv se můžete obrátit na obchodní místo Topíte.cz s.r.o. či využít elektronické komunikační kanály, které v komunikaci s Topíte.cz s.r.o. využíváte.

Na vaše žádosti, které se týkají uplatnění vašich práv, budeme reagovat bez zbytečného odkladu ve lhůtě do 30 dnů od obdržení žádosti. Lhůtu se však v případě potřeby možné prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení včetně důvodů, které nás k němu vedly, vás budeme vždy informovat. Komunikaci povedeme způsobem, který preferujete (e-mail, dopis).

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů), pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů, došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.

Úřad pro ochranu osobních údajů:

Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7 telefon: +420 234 665 111

Pokud máte jakýkoli dotaz, týkající se osobních údajů, můžete ho zaslat na e-mail: info@topite.cz nebo se zeptat na naši bezplatné telefonní lince +420 800 88 77 22.

VII. Podmínky zabezpečení osobních údajů

Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů. Správce přijal technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě. Správce prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím prověřené osoby.

VIII. Závěrečná ustanovení

Odesláním poptávky z internetového formuláře, telefonickým předáním osobních údajů a podkladů k vyhotovení nabídky nebo objednáním služeb přes internetový formulář nebo telefonicky potvrzujete, že jste seznámen/a s podmínkami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu přijímáte.

Správce je oprávněn tyto podmínky změnit. Novou verzi podmínek ochrany osobních údajů zveřejní na svých internetových stránkách.

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 1. 1. 2019

800 88 77 22